Le rôle du secrétaire administratif
Le secrétaire administratif est en charge d’assurer la gestion administrative quotidienne d’une entreprise : accueil, courrier, agendas, comptes rendus, suivi des dossiers et des bases de données, en appui des équipes.
Le métier de Secrétaire Administratif est un poste clé au sein des entreprises et des organisations. Les secrétaires administratifs jouent un rôle essentiel dans la gestion administrative quotidienne, en veillant au bon fonctionnement des tâches administratives et en soutenant efficacement les équipes.
Le secrétaire administratif est responsable de diverses tâches administratives et de gestion au sein de différentes organisations telles que les entreprises, les associations, les cabinets de conseil et les collectivités territoriales.
Ses responsabilités incluent l’accueil physique et téléphonique, le traitement du courrier, la rédaction de comptes rendus et de notes, l’organisation de réunions, la gestion des agendas, la mise à jour des fichiers et des bases de données. Il peut également être impliqué dans des tâches comptables ou de gestion du personnel.
Un même intitulé, deux réalités. Dans le secteur privé et associatif, le poste de secrétaire administratif s’obtient sur candidature : aucun diplôme n’est exigé, et l’intitulé varie d’une structure à l’autre. Dans la fonction publique, « secrétaire administratif » désigne un corps de catégorie B, dont l’accès passe par un concours. Les missions se ressemblent, les conditions d’accès et de rémunération n’ont rien à voir.
Le métier en chiffres
Rémunération
Débutant : 1 870-2 000€ brut/mois
Confirmé : 2 300-2 800€ brut/mois
Dans la fonction publique, traitement fixé par la grille indiciaire de la catégorie B
Accès au métier
Aucun diplôme exigé dans le privé
Concours obligatoire pour la fonction publique
Certification de référence
Titre professionnel de niveau 4
Secrétaire comptable, délivré par le ministère du Travail
Les missions principales du secrétaire administratif
Au sein de son poste, le secrétaire administratif doit pouvoir :
- Gérer les tâches administratives : En tant que secrétaire administratif, votre rôle principal consiste à assurer la gestion administrative de l’entreprise. Cela comprend la réception et le tri du courrier, la gestion des appels téléphoniques, la tenue de l’agenda, la préparation des réunions et la rédaction de comptes-rendus. Vous êtes le point de contact central pour les différentes parties prenantes internes et externes.
- Être support aux équipes : Les secrétaires administratifs apportent un soutien essentiel aux équipes en assurant la coordination et la communication fluides entre les différents services de l’entreprise. Vous pouvez être amené à préparer des documents, des rapports ou des présentations, à organiser des déplacements professionnels et à gérer les fournitures de bureau.
- Gérer des dossiers administratifs : Une autre responsabilité importante du secrétaire administratif est la gestion des dossiers administratifs. Cela implique la tenue et la mise à jour des bases de données, la gestion des contrats et des factures, ainsi que le respect des procédures administratives en vigueur.
Une journée type
Voir le déroulé d’une journée au bureau
L’ouverture
check de la messagerie et du courrier, tri effectué par priorité et identification de ce qui doit être traité dans la journée.
L’accueil et les appels
réception des visiteurs, filtrage et orientation des appels vers les bons interlocuteurs, prise de messages.
Les agendas et les réunions
organisation des rendez-vous, réservation des salles, préparation des documents, envoi des invitations.
Le traitement des dossiers
rédaction des courriers et des comptes rendus suite aux réunions, mise à jour des bases de données, classement, suivi des contrats et des factures selon l’entité.
L’appui aux équipes
préparation de documents et de présentations si besoin, organisation de déplacements, gestion du stock des fournitures.
La clôture
point sur les échéances et dossier à traiter du lendemain, transmission des éléments en attente.
Le rythme dépend de celui de la structure : les périodes de clôture, de forte activité ou d’échéance concentrent principalement la charge.
Les qualités et les compétences requises du secrétaire administratif
Afin d’obtenir le poste de secrétaire administratif, il est nécessaire de posséder un ensemble de compétences et de qualités. Voici quelques exemples :
- Organisation et rigueur : La capacité d’organiser efficacement les tâches, de respecter les délais et de gérer les priorités est essentielle dans ce métier. Vous devez être rigoureux et avoir une excellente gestion du temps pour accomplir vos missions avec efficacité.
- Communication et relationnel : En tant que point de contact central, vous devez posséder d’excellentes compétences en communication pour interagir avec différents interlocuteurs. Une bonne capacité d’écoute, de diplomatie et de résolution de problèmes est également nécessaire pour répondre aux demandes et aux besoins des collaborateurs et des clients.
- Maîtrise des outils informatiques : La maîtrise des outils bureautiques tels que la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) est indispensable pour accomplir les tâches administratives quotidiennes. La connaissance des logiciels de gestion et des outils de communication est également un plus.
- Expression écrite : Disposer d’un niveau rédactionnel élevé afin d’écrire sans faute les courriers, les notes et les comptes-rendus. Il faut aussi adapter le ton selon les destinataire et réussir à synthétiser les échanges.
- Discrétion et confidentialité : Ce métier donne accès à des informations pouvant être considérées comme sensibles, contractuelles, financières et relatives au personnel de l’entreprise.
- Notions de gestion et de comptabilité : Suivre des factures, des devis et des règlements demande de disposer de quelques notions de gestion et de comptabilité afin de préparer les éléments pour le service comptable ou au cabinet.
Le secrétaire administratif dans la fonction publique
Dans la fonction publique, secrétaire administratif est un corps de catégorie B, et non un intitulé de poste laissé à l’appréciation de l’employeur. Il se décline selon les administrations, avec des corps propres à certains ministères.
L’accès se fait par concours
Le recrutement passe par un concours, externe, interne ou troisième concours selon la situation du candidat. Le concours externe est ouvert aux titulaires d’un diplôme de niveau baccalauréat ou supérieur. Les concours sont organisés par les ministères, parfois de façon commune ou déconcentrée par circonscription géographique.
Aucune formation privée ne donne accès à ce corps. Une préparation peut aider à réussir les épreuves, elle ne remplace ni le concours ni les conditions d’accès, et aucun organisme ne peut garantir le recrutement.
Une rémunération à part
Le fonctionnaire ne perçoit pas un salaire négocié mais un traitement, fixé par une grille indiciaire commune à la catégorie B et fonction de l’échelon. Le corps comporte trois grades, qui structurent la progression de carrière. À ce traitement s’ajoute un régime indemnitaire, primes et indemnités, variable selon le poste et l’administration.
- Adjoint administratif
- 1 801,74-1 905,12 € brut/mois
- Adjoint administratif principal de 2e classe
- 1 806,66-2 092,18 € brut/mois
- Adjoint administratif principal de 1re classe
- 1 836,20-2 353,09 € brut/mois
Les revenus du secrétaire administratif
La rémunération d’un secrétaire administratif dépend de son secteur d’exercice, de son expérience, de la taille de la structure et de sa localisation.
Plusieurs éléments sont pris en compte pour déterminer le salaire d’un secrétaire administratif. Il s’agit notamment de son niveau d’expérience, du secteur d’activité dans lequel il travaille (administration publique ou entreprise) et de son niveau d’études.
Dans le secteur privé
La rémunération est négociée et progresse avec l’expérience et l’étendue des responsabilités. Elle ne peut être inférieure au minimum légal, ni au minimum conventionnel de la branche lorsque celui-ci est plus favorable.
- Débutant
- 1 870-2 000 € brut/mois
- Confirmé
- 2 300-2 800 € brut/mois
- Senior
- 2 900-3 400 € brut/mois
Ces valeurs sont revalorisées régulièrement.
Dans la fonction publique
Le traitement est fixé par la grille indiciaire de la catégorie B et dépend du grade et de l’échelon, sans négociation possible. Un régime indemnitaire s’y ajoute. Les repères correspondants figurent au bloc consacré à la fonction publique.
Il convient de noter que ces chiffres sont indicatifs et peuvent varier en fonction de facteurs tels que la localisation géographique, la taille de l’entreprise et les responsabilités supplémentaires. Il est donc recommandé de consulter des données salariales spécifiques pour obtenir une estimation précise du salaire dans ce domaine.
Où exercer et comment évoluer
Les secrétaires administratifs ont de nombreuses possibilités d’employeurs, ce qui leur offre un large éventail d’options pour trouver un emploi dans ce domaine. Ils peuvent être recrutés par divers types d’organisations, notamment des entreprises privées, des associations et même des organismes publics tels que des ministères, des hôpitaux ou des collectivités locales.
Les secrétaires administratifs peuvent exercer dans différents secteurs tels que la finance, les ressources humaines, la vente, la production et le marketing. Ils peuvent également être embauchés dans des cabinets d’avocats ou des cabinets de conseil.
Où exercer ?
Informations sur la formation :
Divers types d’organisations
des entreprises privées, des associations et même des organismes publics.
Différents secteurs
La finance, les ressources humaines, la vente, la production et le marketing.
Dans des cabinets
Des cabinets d’avocats ou des cabinets de conseil.
Des évolutions possibles
Au cours de sa carrière, un secrétaire administratif a la possibilité de développer ses compétences grâce à des formations et de les faire reconnaître par la validation des acquis. Cela lui permettra d’évoluer vers des postes de gestion en acquérant des compétences en gestion de projet et en communication. De plus, le secrétaire administratif peut également se diriger vers des postes plus spécialisés en renforçant ses compétences en droit, en finance, en comptabilité et devenir assistant comptable.
Par exemple, il peut se tourner vers des postes d’assistant de direction, de responsable administratif ou d’assistant en ressources humaines. Dans le cas où il travaille dans le secteur privé, le secrétaire administratif peut choisir de passer un concours de la fonction publique pour exercer dans le secteur public.
Des perspectives d’évolution réelles
Des postes de gestion
Avec l’acquisition de compétences en gestion de projet et en communication
Se spécialiser
En droit, en finance, en comptabilité afin de devenir assistant comptable
Occuper un poste à responsabilités
Assistant de direction, Responsable administratif ou Assistant en ressources humaines
Métiers proches du même secteur :
Les avantages et les inconvénients du métier
Les avantages
- Polyvalence professionnelle : En tant que secrétaire administratif, vous aurez l’occasion d’accomplir diverses tâches, ce qui vous permettra de développer une polyvalence professionnelle et d’acquérir des compétences dans différents domaines de l’administration et de la gestion.
- Stabilité de l’emploi : Étant donné que les secrétaires administratifs jouent un rôle crucial dans le bon fonctionnement des organisations, il existe une demande constante pour des professionnels compétents dans ce domaine. Cela offre une stabilité professionnelle et des perspectives d’emploi solides.
- Possibilités de progression : Le métier de secrétaire administratif offre des opportunités de développement de carrière. Avec de l’expérience et l’acquisition de compétences supplémentaires, vous pouvez évoluer vers des postes de responsabilité supérieure, tels que chef de service administratif, coordinateur administratif ou directeur administratif.
- Impact significatif : Bien que les tâches administratives puissent sembler routinières, elles ont un impact significatif sur le bon fonctionnement d’une organisation. En tant que secrétaire administratif, vous contribuez directement à la productivité et à l’efficacité de l’entreprise en fournissant un soutien administratif de qualité.
Les inconvénients
- Routine et tâches répétitives : Une grande partie du travail d’un secrétaire administratif consiste à effectuer des tâches routinières et répétitives. Cette répétitivité peut parfois entraîner une sensation de monotonie et de manque de variété dans les activités quotidiennes.
- Charge de travail élevée : En tant que secrétaire administratif, vous pouvez faire face à une charge de travail importante, en particulier pendant les périodes de pointe ou lorsqu’il y a des délais à respecter. Cela peut engendrer du stress et nécessiter une gestion efficace du temps et des priorités.
- Pression et responsabilité : En raison de la nature du travail administratif, les secrétaires administratifs peuvent être soumis à une pression constante pour respecter les échéances, gérer les demandes urgentes et maintenir un haut niveau de précision et de fiabilité. Cette responsabilité peut être lourde à supporter.
- Gestion de situations délicates : En tant que secrétaire administratif, vous pouvez être confronté à des situations délicates, telles que des plaintes de clients ou des conflits internes. La capacité à faire preuve de diplomatie, de patience et de résolution de problèmes est essentielle pour gérer ces situations.
Comment devenir secrétaire administratif ?
Dans le secteur privé, aucun diplôme n’est exigé. Le poste s’obtient sur candidature, et l’expérience compte autant que le parcours de formation. Une formation reste cependant la voie d’accès la plus courante : elle transmet les techniques du métier et constitue le repère attendu par les employeurs.
Dans la fonction publique, le poste s’obtient sur concours, dans les conditions décrites plus haut.
Ce qu’apporte une formation
- Maîtrise des tâches administratives : Une formation en secrétariat administratif vous permettra de maîtriser les responsabilités essentielles de ce poste. Vous apprendrez les techniques de gestion de l’accueil physique et téléphonique, le traitement efficace du courrier, la rédaction de comptes rendus et de notes, ainsi que l’organisation de réunions et la gestion des agendas.
- Compétences en gestion de fichiers et bases de données : Grâce à une formation en secrétariat administratif, vous développerez des compétences en gestion de fichiers et en utilisation de bases de données. Vous apprendrez à classer, organiser et mettre à jour les informations de manière efficace, ce qui facilitera la recherche et l’accès aux données nécessaires.
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques : Une formation en secrétariat administratif vous permettra d’acquérir une bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques. Vous apprendrez à utiliser des logiciels de traitement de texte, de tableur, de gestion de base de données et de messagerie électronique, ce qui facilitera l’accomplissement de vos tâches quotidiennes.
- Adaptabilité à différents contextes professionnels : Une formation en secrétariat administratif vous préparera à travailler dans divers types d’organisations, telles que les entreprises, les associations, les cabinets de conseil et les collectivités territoriales. Vous serez capable de vous adapter aux spécificités de chaque environnement professionnel et de répondre aux besoins spécifiques de chaque structure.
Les voies d’accès
- La formation professionnelle : dispensée par des organismes de formation, en présentiel ou à distance, elle prépare aux techniques du métier et, selon les cas, à une certification.
- Le titre professionnel : plusieurs certifications enregistrées au répertoire national ouvrent sur cet emploi, dont le titre professionnel de secrétaire comptable, de niveau 4, délivré par le ministère du Travail. Le référentiel de ce titre cite explicitement l’emploi de secrétaire administratif parmi ses débouchés.
- Les diplômes de l’enseignement supérieur : un diplôme de niveau bac plus deux en gestion, en administration ou en assistanat renforce le profil et ouvre l’accès aux postes à responsabilité.
- Le concours de la fonction publique : voie distincte, décrite au bloc consacré à la fonction publique.
Se former avec le CEF
Se former à ce métier, la formation Secrétaire Comptable du Centre Européen de Formation.
Elle prépare au titre professionnel de secrétaire comptable, qui associe les travaux administratifs de secrétariat et les opérations comptables courantes.
À noter : cette formation prépare au titre professionnel de secrétaire comptable, qui ouvre sur l’emploi de secrétaire administratif comme sur celui de secrétaire comptable. Elle ne prépare pas au concours de la fonction publique et n’ouvre aucun accès au corps des secrétaires administratifs.
Vos questions sur le métier
Les réponses aux questions que se posent la plupart des candidats.
Quel est le rôle d’un secrétaire administratif ?
Quelles sont les tâches d’une secrétaire administrative ?
Quelles sont les compétences d’un secrétaire administratif ?
Faut-il un diplôme pour devenir secrétaire administratif ?
Comment devenir secrétaire administratif dans la fonction publique ?
Quel est le salaire d’un secrétaire administratif ?
Quelle est la différence entre un secrétaire administratif et un secrétaire comptable ?
Où travaille un secrétaire administratif ?
L’essentiel à retenir
Informations sur la formation :
Le secrétaire administratif
assure la gestion administrative quotidienne d’une structure et sert de point de contact entre les services et l’extérieur.
Un même intitulé recouvre deux réalités
un emploi du secteur privé, accessible sans diplôme, et un corps de la fonction publique de catégorie B, accessible sur concours.
La rémunération
se négocie dans le privé et suit une grille indiciaire dans le public, où s’ajoute un régime indemnitaire.
Le titre professionnel de secrétaire comptable
de niveau 4, ouvre explicitement sur cet emploi et constitue une voie de qualification reconnue.
